Guide d'utilisation Gérer les leads générés par l’agent dans les boîtes mail

Avant d'accéder à la boîte mail, assurez-vous que votre agent est bien activé et qu'il a commencé à envoyer des emails. Pour activer l'agent, cliquez sur le bouton « Activer l'agent » en haut à droite de sa page : cela lance une vérification et, en l'absence d'erreurs critiques, ouvre directement la pop-in de paiement de l'abonnement. Une fois l'agent activé, les premiers emails sont préparés et programmés automatiquement selon votre configuration, et l'agent passe en phase d'apprentissage. Un bouton cliquable apparaît à côté du statut « Agent activé » pour accéder à des suggestions d'amélioration.

Depuis la barre latérale gauche de votre interface Meetlane, cliquez sur « Boîte mail ». Cette boîte centralise tous les échanges de vos agents actifs : emails envoyés, reçus, à valider ou en cours de traitement, ainsi que les cinq premiers emails à valider (si ce n'est pas déjà fait). Par défaut, vous verrez les messages de tous vos agents.

En haut de la page de la boîte mail, vous pouvez cliquer sur un agent spécifique pour filtrer l'affichage. La boîte mail n'affichera alors que les échanges de cet agent, ce qui facilite le suivi lorsque vous gérez plusieurs campagnes simultanément.

Vous devez valider manuellement l'envoi des emails créés par vos agents. Vous pouvez pour les premiers contacts valider tout d'un coup, mais en cas de réponse d'un prospect, chaque nouvel email doit être validé manuellement par vos soins, vous laissant libre de relire et corriger si besoin le contenu avant envoi. Vous pouvez activer l'envoi automatique des mails, pour n'avoir à traiter que les réponses des prospects.

Les conversations sont organisées par statut dans la boîte mail. Vous trouverez notamment : les prospects « Gagnés » (prospects transférés avec rendez-vous ou contact qualifié obtenu), les prospects « Bloqués » (prospects ayant demandé à être retirés ou exprimé un refus catégorique), les prospects « Perdus » (prospects ayant répondu négativement), et les messages « Non attribués » (emails reçus sans correspondance avec un prospect existant).

Si vous voyez des messages dans la catégorie « Non attribué », il s'agit d'emails reçus sans correspondance avec un prospect existant. Cela peut arriver si un prospect transfère votre email à un collègue qui répond depuis une nouvelle adresse. Vous pouvez réattribuer manuellement ce message à un prospect existant ou l'ignorer.

Lorsqu'un prospect répond positivement, l'agent le catégorise et vous le transfère selon votre configuration. L'agent vous met en copie à l'adresse email renseignée dans la partie Identité de l'agent. Vérifiez dans la catégorie « Gagnés » les transferts qui sont effectués.

Pour chaque conversation, vous pouvez consulter l'historique complet des échanges entre l'agent et le prospect. Cliquez sur une conversation pour voir tous les emails envoyés, les réponses reçues, les éventuelles invitations LinkedIn envoyées, les courriers expédiés et les actions effectuées par l'agent. Cela vous permet de reprendre le contexte si nécessaire avant d'intervenir personnellement.