Guide d'utilisation Créer et activer son premier agent

Depuis votre espace Meetlane, cliquez sur le bouton « Créer un agent ». Vous accédez alors la configuration sous forme de pop in, qui vous guideront tout au long du processus de création de votre premier agent de prospection.

Sélectionnez votre mode de prospection : email seul ou email + courrier postal. Si vous optez pour le plan mixte, choisissez l'ordre de contact (email puis courrier et mails, ou courrier puis emails). Ensuite, choisissez le type d'agent : préchauffé (adresse préchauffée un mois avant de passer sur une adresse personnalisée) ou personnalisé (nom et domaine dédiés).

Dans l'onglet « Identité », renseignez le prénom et le nom fictif de votre agent. Ajoutez une signature d'entreprise en mentionnant clairement le nom légal de votre société pour être conforme au RGPD. Configurez également le transfert des leads en renseignant l'email de la personne qui sera mise en copie lors du transfert. Ces informations apparaîtront dans tous les emails et courriers envoyés par l'agent.

Dans l'onglet « Comportement », décrivez votre activité, votre offre, votre cible et le ton à adopter. Définissez l'objectif principal (par exemple : prise de RDV). Vous pouvez utiliser la suggestion automatique en renseignant l'URL de votre site ou remplir manuellement. Activez l'option « Validation manager » si vous souhaitez valider ou contraindre le ton avant envoi.

Dans l'onglet « Ciblage », définissez les profils à contacter : générez des ciblages, et changez si besoin intitulés de postes à inclure/exclure, taille d'entreprise, industries, pays et langues. Vous pouvez créer jusqu'à trois ciblages complémentaires par agent. Vous pouvez affiner selon vos besoins.

Dans l'onglet « Emails », choisissez une stratégie d'écriture et générez une séquence de 1 à 4 emails avec des délais ajustables entre chaque envoi. Testez votre séquence sur un profil fictif en cliquant sur « Tester la séquence » pour visualiser les sujets et le contenu des emails. Ajustez si nécessaire avant activation.

Ajoutez une boîte mail en reliant une adresse existante ou en commandant un domaine et compte dédié. Un domaine dédié améliore la délivrabilité et augmente la capacité mensuelle de contacts (+300 contacts/mois par boîte ajoutée). Le préchauffage automatique est géré par Meetlane pour optimiser la réputation de votre domaine.

Si vous avez activé le canal courrier, configurez vos courriers dans l'onglet dédié. Générez le texte selon votre campagne, testez-le sur un profil fictif, puis personnalisez la mise en page via l'éditeur (format A6 ou A4, texte typographique ou manuscrit, QR code obligatoire en campagne multicanale, images et logo). Définissez un plafond de volume mensuel (ex: 100 à 1000). Vous ne payez que les envois réellement expédiés, à 2.00€ HT par courrier (tout compris, dont affranchissement).

Lorsque toutes les sections (Identité, Comportement, Ciblage, Emails et éventuellement Courriers) sont complètes, cliquez sur « Activer l'agent » en haut à droite. Une vérification se lance automatiquement. Si aucune erreur critique n'est détectée, vous pouvez payer l'abonnement (179€ HT/mois, boîte mail supplémentaire à 89€ HT/mois, courrier à 2,00€ HT/envoi tout compris dont affranchissement) et l'agent s'active. Sinon, corrigez les erreurs signalées et relancez la vérification. Une fois l'agent activé, un bouton à côté de « Agent activé » permet en cliquant dessus d'obtenir des suggestions d'amélioration.

Après activation, les premiers emails et courriers sont préparés et programmés selon votre configuration, et vous avez les cinq tests à valider. Consultez le tableau de bord pour suivre les messages envoyés, les taux de réponse et les leads générés. Votre agent gère désormais les relances et transfère automatiquement les prospects intéressés à la personne en cc que vous avez renseignée dans l'identité de l'agent.